Bienvenue sur m-work 🎉 Découvrez ce guide complet pour paramétrer votre environnement en quelques clics seulement !
Qu'allons nous faire ensemble ?
Via ce petit guide, nous allons vous aider à paramétrer vos différents départements et bureaux réservables sur m-work afin de rendre votre environnement opérationnel au plus vite. L'idée est que vous puissiez utiliser m-work à 100% de ses capacités dès votre lecture terminée.
📑Table des matières
Définir des départements
Nous vous conseillons de commencer par la création de départements. Cela vous permettra alors de gagner du temps lors de l'import de vos collaborateurs.
Aussi, ce sont ces départements qui donneront accès aux différents espaces que nous allons créer lors du point suivant (Créer des espaces).
💡 Un département correspond à l'entité à laquelle un collaborateur appartient. Généralement, les entreprises les nomment comme ceci sur m-work :
DRH
DSI
DG
IT
etc.
Vous pouvez choisir les intitulés. En revanche, nous vous conseillons d'utiliser les noms des entités qui sont déjà en vigueur dans votre entreprise pour la bonne compréhension de tous.
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Créer des espaces
À présent, nous devons créer des espaces pour que nos collaborateurs puissent déclarer sur l'application ! Ce qui est pratique, c'est que nous allons pouvoir adapter les déclarations des collaborateurs en fonction de leur département pour organiser au mieux nos bureaux. Regardons comment créer un espace :
Créer un espace parent simple
Sur le tutoriel suivant, voyons comment créer un espace pour votre bureau :
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💡 Nous vous conseillons de créer, en plus de vos bureaux, les statuts suivants :
A l'école (pour les alternants)
RDV Extérieur (pratique si vous n'êtes pas au bureau mais bien chez un client)
Déplacement à l'étranger (pratique pour avoir de la visibilité sur les déplacements)
🚨 Il n'est pas nécessaire de créer les statuts Télétravail et Absent, ils existent déjà par défaut sur votre espace.
🎩 Pour créer un statut, il vous suffit de cliquer sur la croix en haut à droite, comme indiqué sur la capture d'écran ci-dessous. Cela fonctionne de la même manière qu'une création d'espace.
Créer un espace parent complexe, ainsi que des sous-espaces
Vous pouvez rajouter des sous-espaces sur vos espaces parents. Cela permet de créer des étages, et des pièces par étage. Chaque salle est paramétrable indépendamment des autres. Regardons comment créer un espace complexe à l'aide des sous-espaces :
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Gérer un espace ou un sous-espace
En cliquant sur un espace, ou sur le crayon de modification (comme indiqué sur la capture ci-dessous), vous pouvez accéder aux paramètres. Regardons ensemble quels sont les paramètres modifiables :
Pour voir apparaître le crayon de modification, il vous faut passer la souris sur le rectangle blanc correspondant à l'espace que vous voulez modifier.
1 - Ici, vous pouvez modifier l'emoji, le nom et l'adresse de l'espace. L'adresse est cruciale pour que le calcul du CO2 s'effectue correctement.
2 - La capacité permet de limiter la salle à un nombre de places maximum. On peut aussi autoriser le dépassement de capacité si besoin.
3- C'est à cet endroit que vous pouvez définir les départements qui ont accès à cet espace.
4- C'est à cet endroit que vous pouvez fermer provisoirement un espace pour cause de travaux par exemple, ou alors réduire temporairement sa capacité. Cette fonctionnalité est expliquée en détail sur cet article :
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La logique entre Espaces / Départements
Comme vu précédemment, il est nécessaire d'inscrire dans les paramètres de l'espace, quels sont départements autorisés à y accéder. Il existe un tutoriel complet ci-dessous pour comprendre en profondeur cette mécanique.
🚨 Le concept le plus important à retenir
Autoriser un département à accéder à l'espace parent NE PERMET PAS d'accéder à tous les sous-espaces de cet espace parent.
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Une fois cette étape réalisée, nous allons pouvoir définir nos règles d'entreprise. Ce sont celles qui vont créer le cadre dans lequel vos collaborateurs pourront déclarer, en totale flexibilité 💪
Définir des règles d'entreprise
Tout d'abord, à quoi correspondent les règles d'entreprise ? Les règles d'entreprise sont des règles qui permettent de paramétrer votre politique de télétravail et d'adapter les possibilités de déclaration en fonction de vos besoins.
Le but de ces règles est de définir une règle globale (par exemple, 1 jour de télétravail autorisé), qui s'applique à tous, et qui pourra ensuite être adaptée à chaque utilisateur, via des forfaits individuels de télétravail notamment (par exemple, Michel Roche a le droit d'avoir 3 jours de télétravail du fait de son avenant au contrat).
Définir des règles d'entreprise est alors crucial. Cela vous permet de laisser la liberté de déclaration aux collaborateurs dans le cadre de règles que vous avez définies. Cela permet aussi d'envoyer des notifications à chacun des managers lorsqu'une règle n'est pas respectée.
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À présent, toutes vos règles sont appliquées ! Le cadre est prêt, il ne reste plus qu'à ajouter vos collaborateurs pour que votre espace prenne vie 🌱
Ajouter ou inviter des collaborateurs
Il existe 3 moyens d'ajouter vos collaborateurs sur votre espace m-work.
🚨 Il faut savoir que les utilisateurs ne recevront pas de mail automatique afin de s'inscrire, sauf si vous cochez la case qui activerait cette fonctionnalité dans la partie 4.b. (ajout manuel).
Vous pourrez alors partager le lien d'accès à m-work le jour où vous souhaitez ouvrir votre espace à tous les utilisateurs. Cela vous laisse le temps de paramétrer votre espace avant que vos collaborateurs se connectent.
L'invitation par lien
Inviter vos collaborateurs par lien est pratique, notamment si votre organisation ne comporte pas beaucoup de collaborateurs.
Pour les inviter, il vous suffit de cliquer sur "Inviter" en bas de votre barre latérale. Un lien à partager s'affichera, et il vous suffira de l'envoyer à chaque collaborateur pour qu'il rejoigne m-work. Simple non ? 😄
L'ajout manuel
Pour les plus petites équipes, il est possible d'ajouter manuellement les collaborateurs. Pour cela, vous devez vous rendre sur l'onglet "Collaborateurs" du panel Administrateur. Il vous suffira ensuite d'appuyer sur la croix en haut à droite pour ajouter un nouvel utilisateur.
L'import par fichier
Cette méthode a la particularité de pouvoir importer un très grand nombre de collaborateurs, tout en ajoutant des paramètres supplémentaires simplement. Cela permet par exemple d'assigner par défaut un département, un nombre de jours de télétravail ou encore un manager de référence.
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🎉 Bravo, vous avez fini de paramétrer m-work pour que vos collaborateurs déclarent et utilisent l'application en totale autonomie !
Créer des équipes (facultatif)
Enfin, il est possible de créer des équipes pour que chaque collaborateur puisse lire la présence de son équipe. Cette étape est facultative car chaque personne possédant le rôle "Manager" est en mesure de créer sa propre équipe en autonomie. Si vous avez les "Equipes synchronisées" activées, il se pourrait que les collaborateurs appartiennent déjà à une équipe si vous avez bien rentré l'e-mail de leur manager lors de l'étape d'import des collaborateurs.
Regardons ensemble comment créer des équipes en tant qu'administrateur :
Les questions les plus fréquentes des administrateurs
Si je n'ai que 7 collaborateurs à qui je souhaite assigner à un statut (ex : à l'école), est-il possible de les sélectionner à la main ?
Non, ce n'est pas possible. Il faut leur créer un département personnalisé, qui ne donne accès qu'à ce statut, et qui n'est pas accessible par les autres départements.
À quoi correspond "Absent" ? On ne fait donc pas de distinction entre "malade", "congés", etc. ?
Si vous le souhaitez, vous pouvez créer des statuts CP, RTT, etc. pour avoir de la granularité. Ces statuts seront disponibles pour tout le monde. Absent permet d'être générique et de dire que la personne ne travaille tout simplement pas.
Vous pouvez par exemple créer un statut "Congés" avec un émoji différent, comme celui du 🌴 pour être plus clair.
Est-ce que l'équipe IT peut voir les déclarations de l'équipe Marketing ?
Oui c'est totalement ouvert, mais on peut filtrer par département dans l'onglet "Qui-est-là ?".
Que faire si des personnes veulent venir sur site mais n'ont pas de place dans un bureau ?
Ajouter un sous-statut "Nomade" sans capacité. Cela permet d'indiquer sa présence au bureau sans avoir à réserver un poste.
Est-ce qu'il y'a une appli mobile ?
Oui, il existe une application mobile. Vous pouvez voir comment l'installer avec le lien ci-dessous :
Est-ce qu'un collaborateur peut dupliquer une semaine sur une autre ?
Oui, il est possible de faire cela avec les modèles de semaine. On peut écraser les déclarations des modèles en cas d'ajustement d'emploi du temps a posteriori. Tutoriel ci-dessous :
Est-il possible d'envoyer un message à nos collaborateurs ? (bonnes règles du lieu, l'importance d'avoir du badge, charte de l'open space, etc.)
Cela n'est pas encore possible. Nous réfléchissons à cette implémentation dans nos évolutions à venir, avec la possibilité d'attacher des fichiers.