Les déclarations automatiques vous permettent de définir un espace par défaut dans lequel un collaborateur sera déclaré par défaut. Cette fonctionnalité peut être utile si vous utilisez l'application principalement pour suivre le télétravail et que vos collaborateurs déclarent toujours dans les mêmes espaces.
📝 Table des matières
Comment fonctionne la déclaration automatique ?
La déclaration automatique est une fonctionnalité qui permet de déclarer automatiquement un collaborateur dans une localisation précise sur une période de temps mouvante.
Cette fonctionnalité s'active tous les jours et vérifie si certains jours travaillés du collaborateur à J+90 sont manquants. Si c'est le cas, ces déclarations manquantes sont remplacées par une déclaration dans le lieu de rattachement du collaborateur.
La valeur de 90 est définie par défaut, vous pouvez nous contacter si vous souhaitez modifier cette amplitude.
Cas d'usages principaux
Suivi du télétravail
Dans le cas où m-work sert principalement à suivre le télétravail des collaborateurs, il peut être intéressant de pré-remplir leurs déclarations par une déclaration de présence et laisser les collaborateur simplement indiquer leurs jours de télétravail ou d'absence dans l'outil.
Flex-office et bureaux attitrés
Dans le cas du flex office, pour des personnes qui ont des bureaux attitrés qu'ils souhaitent mettre à disposition des autres quand ils sont absents, la déclaration automatique peut leur permettre de réserver par défaut leur bureau, leur laissant la main pour le libérer en cas de télétravail ou d'absence du site.
Collaborateurs majoritairement sur site
Pour les collaborateurs qui travaillent principalement sur site et télétravaillent rarement, la déclaration automatique peut pré-remplir leurs jours comme "présence" dans leur lieu de rattachement habituel. Ils n'ont besoin de modifier leurs déclarations que pour signaler une exception (absence ou télétravail).
Cas spécifiques
Priorité des déclarations manuelles & jours fériés
Toute déclaration manuelle effectuée par un collaborateur, manager ou un administrateur remplace la déclaration automatique et ne sera plus modifiée. Le fonctionnement est le même pour tout jour férié qui aurait été paramétré dans votre Admin, qui remplacera cette déclaration automatique.
Changement de lieu de rattachement
Si le lieu principal d’un collaborateur est modifié, les futures déclarations automatiques s’appliqueront sur le nouveau lieu. En revanche, les déclarations dans le passé resteront inchangées.
Couplage avec une synchronisation SIRH
Pour enrichir davantage cette fonctionnalité, vous pouvez l’associer à une synchronisation avec votre SIRH.
Automatisation des absences & formations : Les absences ou formations saisies dans votre SIRH (congés, arrêts maladie, déplacements) sont automatiquement synchronisées dans m-work, remplaçant les déclarations par défaut.
Avantages combinés : Les déclarations automatiques et la synchronisation SIRH garantissent une gestion fluide, réduisent les saisies manuelles, et assurent l’exactitude des données RH et m-work.
Activer la déclaration automatique pour un utilisateur
A. Indiquer les jours travaillés du collaborateur
Avant de pouvoir activer la fonctionnalité de déclaration automatique, il est nécessaire de définir les jour travaillés du collaborateur. Ce sont les jours de la semaine qui seront déclarés automatiquement.
Pour définir les jours travaillés d'un collaborateur, rendez-vous dans l'onglet Admin > Collaborateurs et cliquez sur le collaborateur pour lequel vous souhaitez modifier les jours travaillés.
Dans la section Jours travaillés, cliquez sur les jours de la semaine correspondant aux jours travaillés du collaborateur.
B. Définir un lieu de rattachement
Il est ensuite nécessaire de définir un lieu de rattachement pour le collaborateur concerné. Il s'agira de l'espace par défaut dans lequel sera faite la déclaration pour cette personne là.
Dans le formulaire de modification du collaborateur, descendez tout en bas, jusqu'à la section "Définir un lieu de rattachement". Et sélectionnez la déclaration par défaut de ce collaborateur.
Notez que seuls les espaces et statuts accessibles aux départements du collaborateur s'affichent dans cette liste.
C. Activer la déclaration automatique
Finalement, une fois les jours travaillés et le lieu de rattachement définis, activez la fonctionnalité de déclaration automatique pour le collaborateur et cliquez sur "Mettre à jour".
Dès que "Mettre à jour" aura été cliqué, les déclarations vides du collaborateur en question sur les prochains jours seront mises à jour avec son lieu de rattachement.
Si vous ne voyez pas cette fonctionnalité dans vos outils admin, contactez-nous sur le chat pour l'activer.