En tant que Manager, vous pouvez désormais définir des semaines types pour chacun de vos collaborateurs.
Cette fonctionnalité a été conçue pour simplifier la gestion des plannings récurrents : plutôt que de ressaisir manuellement les présences semaine après semaine, définissez une rotation une fois, publiez-la, et elle s'applique automatiquement au planning de vos collaborateurs.
Vous pouvez choisir de planifier la semaine entière de vos collaborateurs, ou simplement une journée commune à toute l'équipe (comme un jour de présence au bureau obligatoire) en laissant les autres journées libres pour que chacun déclare sa présence à sa guise.
C'est particulièrement utile pour :
Intégrer un nouveau collaborateur en lui appliquant d'emblée le rythme de l'équipe
Gérer des équipes avec des rotations similaires en dupliquant une rotation existante et en l'ajustant à la marge
Instaurer un jour d'équipe commun sans contraindre les collaborateurs sur le reste de la semaine
Gagner du temps en évitant de recréer les mêmes plannings manuellement
⚠️ Important : les rotations par défaut s'appliquent automatiquement au planning de vos collaborateurs, sans tenir compte de la capacité des espaces.
Si plusieurs collaborateurs sont affectés au même espace sur le même créneau, des dépassements de capacité peuvent survenir.
Pensez à vérifier les capacités de vos espaces avant de publier une rotation !
📝 Table des matières
Accéder aux présences par défaut
Depuis l'onglet "Équipes", cliquez sur le bouton "Semaines par défaut" en haut à droite.
Vous arrivez sur la page "Présences par défaut", qui liste vos collaborateurs et vous permet de définir leur rotation semaine par semaine.
Définir la rotation d'un collaborateur
Pour définir les présences par défaut d'un collaborateur, cliquez sur "+ Ajouter" en face de son nom sur la semaine souhaitée.
Une fenêtre s'ouvre : vous pouvez alors définir la présence jour par jour, en choisissant le statut (bureau, télétravail, absent…) et l'espace associé le cas échéant.
Vous pouvez activer le mode demi-journée pour définir deux statuts différents sur la même journée.
Planifier une journée d'équipe
Il n'est pas nécessaire de planifier l'intégralité de la semaine de vos collaborateurs. Vous pouvez tout à fait ne définir qu'une ou plusieurs journées spécifiques, par exemple, imposer une présence au bureau le mardi, et laisser les autres journées en "Non déclaré".
Vos collaborateurs conservent ainsi la main sur leur planning pour les jours non définis, et peuvent déclarer leur présence librement comme d'habitude.
💡 C'est une bonne façon d'instaurer un jour d'équipe commun tout en préservant la flexibilité individuelle le reste de la semaine.
Utiliser les actions rapides sur une semaine
Une fois des présences saisies sur une semaine, quatre actions rapides sont disponibles en haut à droite de la semaine :
💾 Sauvegarder comme modèle : enregistre cette semaine comme modèle réutilisable pour d'autres collaborateurs.
⚡ Appliquer un modèle : applique un modèle de semaine existant à ce collaborateur.
🗂️ Dupliquer : copie la semaine sur les semaines suivantes.
🗑️ Effacer : supprime toutes les présences saisies sur cette semaine.
Utiliser un modèle de semaine
Les modèles de semaine vous permettent de gagner du temps en réutilisant une rotation déjà configurée pour la dupliquer à d'autres collaborateurs.
Créer un modèle : Une fois une semaine type configurée pour un collaborateur, cliquez sur l'icône 💾 "Sauvegarder comme modèle". La semaine apparaît alors dans la colonne "Modèles de semaine" à gauche.
Appliquer un modèle : Pour appliquer un modèle existant à un autre collaborateur, cliquez sur "Appliquer" sous le modèle souhaité dans la colonne de gauche, ou utilisez l'icône ⚡ sur la semaine du collaborateur concerné.
Publier une rotation
Une fois la rotation d'un collaborateur configurée, elle est d'abord en statut "Brouillon". Pour qu'elle s'applique à son planning, vous devez la publier.
Cliquez sur "Publier" en face du collaborateur concerné.
Renseignez la date de départ à partir de laquelle la rotation s'applique.
Renseignez la semaine de départ (Semaine 1, Semaine 2…) si vous avez configuré plusieurs semaines types.
Cliquez sur "Publier" pour confirmer. La rotation passe alors en statut "En cours".
💡 Vous pouvez publier les rotations de vos collaborateurs indépendamment les unes des autres.
Suivre les rotations depuis l'onglet Équipes
Une fois les rotations publiées, les présences par défaut de vos collaborateurs apparaissent directement dans l'onglet "Équipes", sur la vue mensuelle comme sur la vue hebdomadaire.
💡 Les présences par défaut servent de base au planning. Si un collaborateur modifie manuellement une journée, sa déclaration manuelle prend le dessus sur la rotation par défaut.